Addenda sur le traitement des données

Statut: En vigueur
Version: 2026-09-21-v1
Date d’entrée en vigueur: 2026-09-21

1. Portée et rôles

Le présent Addenda s’applique entre KOTB Group Inc. et un client organisationnel lorsque KOTB Group Inc. traite des Données personnelles du client pour son compte par iKOTB. Il fait partie de l’entente iKOTB lorsqu’il y est incorporé ou accepté par écrit. Le client détermine les finalités/instructions; KOTB Group Inc. agit comme fournisseur de services ou sous-traitant dans la mesure applicable.

2. Instructions et licéité

Le client demande à KOTB Group Inc. de traiter les Données personnelles du client dans la mesure nécessaire pour fournir, sécuriser, soutenir et maintenir iKOTB et suivre des instructions documentées compatibles avec le Service. Le client est responsable de la licéité, de l’exactitude et de l’autorité relatives aux données fournies.

3. Confidentialité et sécurité

L’accès est limité aux membres du personnel/fournisseurs autorisés soumis à des obligations appropriées. Les mesures comprennent la sécurité au niveau des lignes selon l’organisation, le stockage privé, l’autorisation fondée sur les rôles, les journaux d’audit, les contrôles d’authentification/session, TOTP/AAL2 pour les administrateurs, la détection de mots de passe compromis, les secrets côté serveur, les en-têtes de sécurité, les limites de débit, les sauvegardes/reprise et le traitement des événements de courriel. Ces mesures peuvent évoluer sans réduire sensiblement la protection globale.

4. Sous-traitants et traitement hors territoire

Le client autorise les fournisseurs de la liste actuelle des Sous-traitants et fournisseurs de services. KOTB Group Inc. utilise des mesures contractuelles ou autres appropriées et maintient un examen des fournisseurs. Les Données personnelles du client peuvent être traitées hors de sa province et hors du Canada, y compris dans la région Supabase actuelle aux États-Unis.

5. Assistance relative aux droits

Compte tenu de la nature du traitement et des renseignements disponibles, KOTB Group Inc. fournit une assistance raisonnable pour les demandes valides d’accès, rectification, suppression ou autres droits relatifs aux Données personnelles du client. Les procédures actuelles peuvent être manuelles.

6. Incidents de sécurité

KOTB Group Inc. enquête sur les incidents confirmés touchant les Données personnelles du client et avise le client sans retard indu lorsqu’un incident touche sensiblement ces données ou qu’un avis est exigé par la loi ou l’entente. Les parties collaborent raisonnablement aux avis légalement requis.

7. Retour, conservation et suppression

À la fin de l’entente ou sur demande documentée valide, KOTB Group Inc. fournit une assistance raisonnable au retour ou à la suppression des données, sous réserve de la loi, des litiges, des exigences de sécurité/audit, des instructions du client et des cycles de sauvegarde. iKOTB utilise actuellement un processus manuel vérifié plutôt qu’une suppression automatique instantanée.

8. Information, demandes gouvernementales et priorité

Sur demande raisonnable, KOTB Group Inc. fournit les renseignements raisonnablement nécessaires pour démontrer ses mesures, sous réserve de la confidentialité et de la proportionnalité. Lorsque la loi le permet, les communications obligatoires sont limitées à ce qui est requis et le client est avisé lorsque possible. Le présent Addenda prévaut en cas de contradiction sur la protection des données; les autres dispositions de l’entente principale demeurent applicables sauf exigence impérative contraire.