Politique de confidentialité
- Statut
- En vigueur
- Version
- 2026-09-21-v1
- Date d’entrée en vigueur
- 2026-09-21
1. Responsabilité
KOTB Group Inc. exploite iKOTB. La personne responsable de la protection des renseignements personnels, KOTB Group Inc., est responsable du programme de confidentialité et peut être jointe à contact@ikotb.com.
2. Notre rôle
Pour les dossiers d’immeubles, locataires, occupants, fournisseurs et autres dossiers gérés par les clients, le client détermine généralement pourquoi les renseignements sont saisis et comment ils sont utilisés, tandis que KOTB Group Inc. les traite pour fournir et protéger iKOTB. KOTB Group Inc. traite aussi certains renseignements pour l’administration des comptes, la sécurité, le soutien, la conformité légale et ses activités.
3. Renseignements traités
Selon l’utilisation, iKOTB peut traiter les renseignements de compte/contact; rôles et appartenances; dossiers d’immeubles/unités; renseignements sur locataires et occupants; baux/documents; registres de loyers et statuts de paiement sans garde de fonds; entretien/bons de travail; messages/avis; fournisseurs; demandes de soutien/confidentialité; métadonnées d’authentification, d’audit, de sécurité et d’exploitation; et métadonnées limitées de livraison, rebond et plainte de courriel.
4. Finalités et autorité
Nous utilisons les renseignements pour authentifier et sécuriser les comptes; fournir les fonctions selon l’organisation et le rôle; stocker et transmettre les dossiers; traiter invitations/communications; fournir du soutien; envoyer les courriels de service; détecter les abus et événements de sécurité; conserver des journaux d’audit; exploiter le Service; respecter la loi; et établir, exercer ou défendre des droits. Lorsqu’un consentement est requis, il porte sur des finalités déterminées et compréhensibles et peut être retiré sous réserve des limites légales ou contractuelles.
5. Responsabilité du client
Les clients doivent disposer de l’autorité légale pour les renseignements saisis au sujet d’autres personnes, limiter la collecte à ce qui est raisonnablement nécessaire, limiter les accès et respecter les lois applicables à leurs propres activités de collecte, utilisation, communication, conservation et décision.
6. Fournisseurs et traitement hors territoire
Les fournisseurs actuels comprennent Supabase pour la base de données/authentification/stockage de production (us-west-2, États-Unis), Vercel pour l’hébergement applicatif, Amazon SES pour le courriel transactionnel/Auth (ca-central-1, Canada), Google Workspace pour le courriel d’entreprise et Cloudflare pour le DNS. Les fournisseurs et sous-traitants peuvent traiter des renseignements dans d’autres territoires. Les renseignements hors province ou hors Canada peuvent être assujettis aux lois étrangères et à un accès gouvernemental légal. KOTB Group Inc. demeure responsable des renseignements sous son contrôle et utilise des contrats, contrôles de sécurité et mesures de diligence raisonnable.
7. Témoins
iKOTB utilise actuellement uniquement des témoins propriétaires ou un stockage équivalent nécessaires à l’authentification, aux sessions sécurisées et aux fonctions essentielles. Il n’utilise actuellement ni témoins publicitaires, ni pixels comportementaux, ni suivi intersites, ni analytique marketing tierce, ni enregistrement de sessions. Voir la Divulgation sur les témoins.
8. Sécurité
Les mesures comprennent la sécurité au niveau des lignes selon l’organisation, le stockage privé, l’autorisation fondée sur les rôles, les journaux d’audit, les contrôles d’authentification/session, TOTP/AAL2 pour les administrateurs, la détection de mots de passe compromis, les secrets côté serveur, les en-têtes de sécurité, les limites de débit, les sauvegardes/reprise et le traitement des rebonds/plaintes de courriel. Aucune mesure ne garantit une sécurité absolue.
9. Conservation et suppression
Nous conservons les renseignements seulement aussi longtemps que raisonnablement nécessaire aux finalités, exigences légales, besoins de sécurité, litiges et obligations contractuelles. iKOTB utilise actuellement un processus manuel documenté plutôt qu’un planificateur automatique. Les dossiers de sécurité/audit sont généralement examinés selon 24 mois; les dossiers d’incidents de confidentialité sont conservés au moins cinq ans. Les contenus clients sont examinés pour retour ou suppression après le départ du client, sous réserve des obligations légales, instructions et cycles de sauvegarde.
10. Accès et rectification
Sous réserve de la loi et de la vérification de l’identité, une personne peut demander l’accès aux renseignements sous le contrôle de KOTB Group Inc. et leur rectification. Certains dossiers contrôlés par un client peuvent devoir être traités par ce client. Les demandes peuvent être présentées dans l’application lorsqu’un outil est disponible ou à contact@ikotb.com.
11. Incidents
KOTB Group Inc. maintient un processus de réponse et un registre des incidents. Les incidents sont évalués selon les seuils juridiques applicables et les organismes/personnes sont avisés lorsque requis. Les dossiers de toute atteinte fédérale aux mesures de sécurité sont conservés au moins 24 mois; le registre interne est conservé au moins cinq ans.
12. Aucune vente ni publicité comportementale
KOTB Group Inc. ne vend pas les renseignements personnels des clients iKOTB à des annonceurs et n’utilise pas les données de gestion immobilière pour de la publicité comportementale.
13. Messages électroniques commerciaux
Le canal de courriel iKOTB actif vise les communications transactionnelles et de service. Le marketing n’y est pas activé sans processus distinct de consentement, d’identification, de désabonnement et de tenue de dossiers conforme à la loi.
14. Occupants, plaintes et modifications
Les dossiers immobiliers peuvent comprendre des renseignements sur des occupants, y compris des mineurs, lorsque le client dispose de l’autorité légale et que les renseignements sont raisonnablement nécessaires. iKOTB n’est pas conçu comme service de consommation non supervisé pour enfants. Les préoccupations peuvent être adressées à contact@ikotb.com ou à un organisme de réglementation compétent. Les changements importants utilisent des contrôles de version/date et tout avis ou consentement supplémentaire requis.